Email and Memo Writing: Essentials for the Written Exam (Part II)


1) Trade & Commerce, Customer Service: 20 Key Expressions

  1. We are delighted to offer you a discounted rate on bulk orders.
    Nous sommes ravis de vous proposer un tarif réduit pour les commandes en gros.

  2. Your purchase order has been processed successfully.
    Votre bon de commande a été traité avec succès.

  3. We kindly request a deposit of 30% prior to shipment.
    Nous vous demandons un acompte de 30 % avant l’expédition.

  4. Our supply chain team is currently reviewing the shipping schedule.
    Notre équipe de chaîne d’approvisionnement étudie actuellement le calendrier d’expédition.

  5. Please let us know if you require any customization options.
    Veuillez nous informer si vous avez besoin de services de personnalisation.

  6. We regret any inconvenience caused by this delivery delay.
    Nous regrettons tout inconvénient causé par ce retard de livraison.

  7. Your feedback is important to us, and we appreciate your patience.
    Vos retours sont importants pour nous, et nous vous remercions de votre patience.

  8. We are evaluating our inventory levels to ensure prompt fulfillment.
    Nous évaluons nos niveaux de stock pour garantir une exécution rapide des commandes.

  9. Thank you for your prompt settlement of the outstanding balance.
    Nous vous remercions pour le règlement rapide du solde restant dû.

  10. We have extended our return policy to meet customer needs.
    Nous avons prolongé notre politique de retour pour répondre aux besoins de nos clients.

  11. All transactions are subject to our standard terms and conditions.
    Toutes les transactions sont soumises à nos conditions générales de vente.

  12. Your invoice is attached for your reference.
    Votre facture est jointe pour référence.

  13. We have secured a new vendor to streamline our supply chain.
    Nous avons conclu un partenariat avec un nouveau fournisseur pour rationaliser notre chaîne d’approvisionnement.

  14. Could you please confirm your shipping address and contact details?
    Pourriez-vous confirmer votre adresse de livraison ainsi que vos coordonnées ?

  15. Our after-sales team is available to assist with any technical inquiries.
    Notre équipe de service après-vente est à votre disposition pour toute question technique.

  16. Kindly review the attached proposal for wholesale pricing.
    Veuillez examiner la proposition ci-jointe pour les tarifs de gros.

  17. We aim to resolve your complaint as soon as possible.
    Nous visons à résoudre votre réclamation dans les plus brefs délais.

  18. We offer priority support to our premium customers.
    Nous offrons un support prioritaire à nos clients premium.

  19. The warehouse has updated the stock availability in real time.
    L’entrepôt a mis à jour la disponibilité des stocks en temps réel.

  20. We appreciate your partnership and look forward to ongoing collaboration.
    Nous apprécions votre collaboration et nous réjouissons à l’idée de poursuivre ce partenariat.


2) Internal Workings, Company Atmosphere, and HR: 20 Key Expressions

  1. We have scheduled a staff meeting next week to discuss upcoming projects.
    Nous avons prévu une réunion du personnel la semaine prochaine pour discuter des projets à venir.

  2. Please remember to complete your performance evaluations by Friday.
    Merci de bien vouloir terminer vos évaluations de performance d’ici vendredi.

  3. Our new remote work policy will come into effect next month.
    Notre nouvelle politique de télétravail entrera en vigueur le mois prochain.

  4. We strongly encourage you to attend the team-building workshop next Thursday.
    Nous vous encourageons vivement à participer à l’atelier de renforcement d’équipe jeudi prochain.

  5. The HR department is available to answer any questions about health insurance plans.
    Le service RH est à votre disposition pour répondre à toute question concernant les régimes d’assurance santé.

  6. We appreciate your dedication and look forward to celebrating your achievements.
    Nous apprécions votre engagement et avons hâte de célébrer vos réussites.

  7. Please be reminded to adhere to our company’s code of conduct at all times.
    Nous vous rappelons de respecter en tout temps le code de conduite de l’entreprise.

  8. Employees are encouraged to share feedback on the updated diversity and inclusion initiatives.
    Nous encourageons les employés à donner leur avis sur les nouvelles initiatives en matière de diversité et d’inclusion.

  9. Our leadership team will host a quarterly Q&A session for all departments.
    Notre équipe de direction organisera une séance trimestrielle de questions-réponses pour tous les services.

  10. We value open communication; feel free to contact HR for confidential support.
    Nous attachons une grande importance à une communication ouverte ; n’hésitez pas à contacter le service RH pour un soutien confidentiel.

  11. An internal mentorship program is being introduced to support professional growth.
    Un programme de mentorat interne est mis en place pour soutenir le développement professionnel.

  12. We ask everyone to keep the communal areas tidy and respect shared resources.
    Nous demandons à chacun de maintenir les espaces communs en ordre et de respecter les ressources partagées.

  13. The training department has launched new e-learning courses for career development.
    Le service de formation a lancé de nouveaux cours en ligne pour le développement de carrière.

  14. Our goal is to foster a positive work environment where everyone feels valued.
    Notre objectif est de promouvoir un environnement de travail positif où chacun se sent valorisé.

  15. Please confirm your attendance at the annual employee recognition event.
    Veuillez confirmer votre présence à l’événement annuel de reconnaissance des employés.

  16. We appreciate any suggestions you may have to improve office efficiency.
    Nous sommes preneurs de toute suggestion visant à améliorer l’efficacité au bureau.

  17. A committee has been formed to organize social activities and company gatherings.
    Un comité a été constitué pour organiser les activités sociales et les rassemblements de l’entreprise.

  18. The management team recognizes your efforts and commends your teamwork.
    L’équipe de direction reconnaît vos efforts et félicite votre esprit d’équipe.

  19. Our well-being program offers confidential counseling and stress management workshops.
    Notre programme de bien-être propose des séances de conseil confidentielles et des ateliers de gestion du stress.

  20. You are welcome to share any concerns or ideas during the open-door sessions.
    Vous êtes invités à partager toute préoccupation ou idée lors des séances en porte ouverte.


3) Employment and Internship Offers: 20 Key Expressions

  1. We are pleased to extend a formal job offer to you for the position of…
    Nous sommes heureux de vous adresser une offre d’emploi officielle pour le poste de…

  2. Please review the attached contract and let us know if you have any questions.
    Veuillez examiner le contrat ci-joint et nous faire part de vos questions, le cas échéant.

  3. We are delighted to offer you a six-month internship in our marketing department.
    Nous sommes ravis de vous proposer un stage de six mois dans notre service marketing.

  4. Could you provide us with your preferred start date?
    Pourriez-vous nous indiquer votre date de début souhaitée ?

  5. This position includes opportunities for professional growth and possible full-time employment.
    Ce poste offre des opportunités de développement professionnel et la possibilité d’un emploi à temps plein.

  6. Please note that the internship requires a minimum commitment of three months.
    Veuillez noter que le stage demande un engagement d’au moins trois mois.

  7. Our human resources team will guide you through the onboarding process.
    Notre équipe des ressources humaines vous accompagnera tout au long du processus d’intégration.

  8. We would like to schedule an interview to discuss your qualifications and career goals.
    Nous souhaiterions planifier un entretien pour discuter de vos compétences et de vos objectifs professionnels.

  9. This temporary contract may be renewed based on performance and business needs.
    Ce contrat temporaire pourrait être renouvelé en fonction de vos performances et des besoins de l’entreprise.

  10. Please confirm your acceptance by signing and returning the enclosed offer letter.
    Veuillez confirmer votre acceptation en signant et en renvoyant la lettre d’offre ci-jointe.

  11. We appreciate your interest in our company and hope to welcome you soon.
    Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise et espérons pouvoir vous accueillir prochainement.

  12. The internship is unpaid, but you will gain valuable hands-on experience.
    Le stage n’est pas rémunéré, mais vous acquerrez une expérience concrète précieuse.

  13. All new hires are required to attend an orientation session during the first week.
    Tous les nouveaux employés doivent assister à une séance d’orientation au cours de la première semaine.

  14. This position offers a competitive salary and comprehensive benefits package.
    Ce poste offre un salaire compétitif et un ensemble complet d’avantages sociaux.

  15. We are eager to discuss the potential for extending your contract after the initial period.
    Nous sommes impatients d’évoquer avec vous la possibilité de prolonger votre contrat après la période initiale.

  16. You will have the opportunity to work closely with experienced professionals in your field.
    Vous aurez l’opportunité de travailler en étroite collaboration avec des professionnels expérimentés dans votre domaine.

  17. We have reviewed your application and would like to invite you for a second interview.
    Nous avons examiné votre candidature et souhaiterions vous inviter à un deuxième entretien.

  18. Interns are expected to contribute to team projects and participate in company events.
    Nous attendons des stagiaires qu’ils participent aux projets d’équipe et aux événements de l’entreprise.

  19. Thank you for applying. We will keep your resume on file for future openings.
    Merci pour votre candidature. Nous conserverons votre CV pour de futures opportunités.

  20. If you need any clarification regarding the offer, feel free to contact our HR department.
    Si vous avez besoin de précisions concernant l’offre, n’hésitez pas à contacter notre service RH.


Use these expressions as a reference for clear, professional communication in emails, memos, or other written documents. Adjust them to fit the specific context of your exam or workplace scenario.